2023年12月5日火曜日

ITリテラシーの基本知識

　PCは道具で、指示するのはあなたです。PCは、融通がききませんが素直です。

　人に指示するときは、「アレを取ってくれ」で通じますが、PCには無理です。

　具体的に丁寧に指示をしないと思うような結果を出してくれません。

　基本は、選択して命令です。

このファイルを削除しなさい
ここからここまでを赤色にしなさい
このファイルをここにインポートしなさい

　意識して、選択してから命令するようにしてください。

2023年12月4日月曜日

ITリテラシーの基本知識

　コンピュータとの付き合い方ですが、操作は焦らず落ち着いて行いましょう。

　ITリテラシーの低い人ほど、慌ててクリックしたり、エンターキーを叩きます。PCは処理するのに時間がかかる場合がありますので待ちましょう。

　PCはとても素直な道具です。人の指示通りに動きます。そのため、人が操作を間違うと間違った結果を出します。

　車の運転では、自分が右に行きたいと思えば、ハンドルを右に切ります。ライトを付けたいと思えば、ライトのスイッチを入れます。
　PCも同様です。目的に合わせて操作を行います。その操作は焦らず落ち着いて行いましょう。

　画面に突然ポップアップで何かが表示されることがあります。その場合は、落ち着いて内容を確認してから操作しましょう。闇雲にクリックしたり、エンターキーを叩くと失敗します。車で例えれば、闇雲にハンドル操作やアクセル操作をすると事故するのと同じです。

　また、クリックしてもすぐに反応しなければ、何度もクリックする人がいますが、これも事故の元です。PCが処理するまで待つ心の余裕を持ちましょう。

2023年12月1日金曜日

ITリテラシーの基本知識

　デジタル情報では、参照という概念が必要です。参照するために、keyの概念も必要です。

　keyとは、例えば社員番号です。会社に入社すると社員番号が付与されます。社員番号は重複のない番号で、変更することは基本的に出来ません。
　その社員番号をKeyとして、システム上の出勤簿や給与計算、査定等様々な情報を繋ぐことが出来ます。
　姓が変わった場合や、住所変更等があっても、その社員を特定する社員番号が同じであれば同一人物としてシステムが処理出来ます。

　デジタル情報は、keyで管理されます。このことを覚えてください。

ITリテラシーの基本知識

　アナログ情報からデジタル情報、デジタル情報からアナログ情報への変換に時間と費用と労力がかかります。そのため、極力この変換をしない意識を持ちましょう。

デジタル化した情報は使い回す

　一旦入力した情報は何度も入力しない運用方法に変えましょう。たとえば、顧客情報を入力したらその情報は使いまわします。手書きの時代は、納品書、請求書等顧客への情報物は毎回手書きしていましたが、デジタル時代は、一旦入力した社名、住所等は、使いまわして重複入力作業を失くしましょう。

　使い回しの方法のひとつは、顧客マスターというデータベースを作成して、必要なときにそのデータベースから参照する方法です。この場合、大なり小なりシステムの構築が必要となります。
　2つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をエキスポートして、必要なアプリにインポートするという方法です。手作業になりますが、入力に比べ労働生産性は高くなります。
　3つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をコピー＆ペーストする方法です。一度に多くの情報もコピー＆ペースト出来るため、入力に比べ早いです。

　使い回すことのメリットは、早いだけでなくデータが正確で作業も楽になります。

　業務上様々なサイトでパスワードが要求されます。ブラウザが記憶出来るサイトもありますが、金融系などで不能なサイトも多くあります。テキストファイルでパスワードの一覧表を作成しておけば、コピー＆ペーストで複雑なパスワードの入力作業も楽に早く正確に行えます。ただ、そのテキストファイルは限られた人しか開けない仕掛けが必要になります。それはパスワードの一覧表を見ながら手入力する場合も同様です。

2023年11月28日火曜日

ITリテラシーについて 03-01

ITリテラシーの基本知識

ハードウェア
ソフトウエア
ユースウェア

ハードウェア

　デジタル情報を扱う機器のこと。コンピュータ、モニター、記憶装置など。コンピュータ本体の値段の違いは処理速度です。処理能力の高い機器を使えば待ち時間が少なくて事務効率が上がります。

ソフトウェア

　目的に応じてデジタル情報を処理するアプリのこと。２つに区別されます。

　ひとつは、会計ソフト、給与計算ソフトなど、覚える操作は少なく結果が出せるアプリ。電車のようなもので、切符を買って正しい行き先の電車に乗れば目的地に連れて行ってくれます。ただ、駅から目的地まで遠い場合はひと工夫必要です。

　もうひとつは、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなど、ゼロから作成して結果を出すアプリ。自動車のようなもので、運転技術も必要だし、目的地までのルートも探す必要もありますが、目的地まで行くことが出来ます。

　労働生産性を上げるには目的に応じたソフトウェアを選ぶ必要があります。

ユースウェア

　ハードウェアとソフトウェアを使いこなす能力。人の努力によって身に付きます。このユースウェアに投資しないといくら良いハードウェアとソフトウェアがあっても、猫に小判となり、労働生産性も上がりません。

2023年11月27日月曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン09

アナログ思考を捨てましょう

　紙の情報は安心感があります。1000年以上前の情報を現在でも見られるわけですから。ただ、内容を読み取れるかどうかは別問題として。

　デジタルの情報は、再現性に不安があります。Windows以前のOSで動いていたコンピュータのデータはほとんど再現出来ないでしょう。Windows以降でもたくさんのソフトウェアが開発され消えていきました。消えたソフトウェアのデータを今見ることは困難でしょう。

　現在活用されているデジタルデータも30年後や50年後に再現出来るかどうか保証はありません。業務で使っている場合は、将来再現出来ないといろいろ支障が出ることもあるでしょう。だから、紙に印刷しての保存は有効です。

　ただ、デジタルデータもシンプルな形式で保存しておけば再現する可能性は高くなります。

文章なら、テキストファイル、HTMLファイル
数値なら、csvファイル
画像なら、jpgファイル

　といったふうに。

　これらのファイル形式なら将来も開けるソフトウェアがたくさんあります。

　ひとつのソフトウェアが独自の保存形式のファイルで保存した場合、再現性は低くなりますので、並行して上記ファイルでも保存しておけば、将来も再現出来る可能性が高くなります。

　PCの出始めは高価で庶民は購入出来ませんでした。PCに比べると安いワープロ専用機が売れました。ワープロ専用機で作成した文章は元々印刷する目的でしたが、時代がPCになるとワープロのデータをPCに移行する需要が生まれました。ワープロ専用機のデータ形式はそれぞれ独自のものでしたので、機種に依っては変換出来ないものもあり、データはデジタルなのに次に活かせないというストレスが生じたことを覚えています。

2023年11月24日金曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン08

アナログ思考を捨てましょう

　紙を意識するとページに縛られます。文書を作成するとき、A4用紙などを意識してしまいます。用紙の大きさを固定すると情報量に関係がないため無駄な余白が生じます。また、書ききれない項目が生じます。

HTML文書

　私は、デジタル社会になって、文章はHTML文書に移行すると想像していましたが、未だに紙の概念での文章がほとんどです。
　HTML文書とは、HyperText Markup Languageの略で、Webブラウザで表示するためのテキストファイルです。HTML文書は画像や動画をリンクすることが出来ます。
　作成するには、ホームページビルダーやHTMLエディタのBlueGriffonやKompoZerなどを使います。

　例えば、業務日誌の場合、入力はPCでも印刷して紙で保存してしまうと情報が生かされません。紙に印刷してしまうと検索も出来ないし、保存場所も必要です。また、大きさが制限されているとその枠内に入力しなければならない意識が生まれて情報が少なくなります。
　業務日誌をHTML文書で作成すれば、画像や動画も挿入できますし、1ヶ月毎のHTML文書と画像や動画をひとつのフォルダに保存して印刷しなければ、物理的な保存場所が不要ですし、何より検索が可能です。

A社さんへ前回訪問した日時を調べるとか、訪問内容が具体的にどうだったとかをキーワードで素早く検索出来ます。
内容も画像や動画があれば本人はより鮮明に思い出せるでしょうし、他の人が見ても分かりやすくなります。
テキストファイルですから、検索アプリのgrepを使った複数ファイルを一括で複雑な検索条件で検索することも出来ます。
同じような内容を入力する場合、過去の内容をコピー＆ペーストすることで作成効率も上がります。
そのフォルダにアクセス権を指定しておけば限られた人しか開けません。

　結局、ITで労働生産性をあげようとすると、新しい道具と新しい運用方法に移行しなければならないわけです。それはトップダウンで強制的に行うしか実現出来ません。

2023年11月22日水曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン07

アナログ思考を捨てましょう

　アルビン・トフラーは第三の波と呼び、情報革命と言いました。

3.目で探さない

　デジタル情報の利点のひとつが、機械が検索出来ることです。その利点を生かさず、アナログ情報と同様、目で探す人の多いこと。紙の上の情報は、人が目で探すしかありませんが、デジタル情報は機械に探させてください。

　メジャーなアプリでは、キーボードの［Ctrl + F ］キーで検索窓が開きます。そこに検索ワードを入力すれば一瞬でそのワードにたどり着けます。

　過去に保存したファイルを探す場合も、何百ページもあるWord文書を探す場合も、Excelで数値を見つける場合も、PCに検索させるほうが正確で早く楽で、労働生産性も上がります。

　余談ですが、PDF文書が2種類あるのはご存知でしょうか。各アプリからPDFにエクスポートされたものと、紙の文書をスキャンしたものです。
　前者のPDFは、［Ctrl + F ］キーで検索可能ですが、後者は画像ですので検索不可です。

　機械に探させるためには、ブラインドタッチが出来る環境と能力が必要なので、その環境と能力を手に入れてください。

2023年11月21日火曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン06

アナログ思考を捨てましょう

　紙に出力するのは、達成感と安心感があります。1000年以上も前から紙に記されてきた情報を扱ってきたわけですから容易に無くすことは無理でしょう。しかし、事務効率を上げて利益を出すには、思考を変える必要があります。ITとは、情報をデジタルで扱うことです。

2.今まで使ってきた印刷書式は捨てましょう。

　官公庁の電子申請を使っていると、アナログ時代の印刷書式に拘っています。そのため、フォームへの入力効率がすこぶる悪く、労働生産性の向上になっていません。電子申請より手書きの方がよほど早いと思う場面が何度もあります。

　デジタル情報は、入力書式と出力書式を自由に変えられます。良い例が、Web申込みの自動車保険です。対話型で項目ごとに入力し、誤りがあれば次に進めません。ページの概念がありませんから、大きな文字で見やすく、入力フォームが大きく入力しやすく作られています。最後まで入力すれば、見やすい形で一覧として表示されて確認出来ます。契約証書も約款も画面上で確認する形で印刷する必要もありません。

　手書きで使ってきた書式に拘るとデジタル化は進みません。今でもよく目にするのが、Microsoft Wordの雛形に入力して提出するというものです。選択肢には、丸を付けるかたちになっています。Microsoft Wordで入力するなら、チェックボックスにすれば楽なのに、図形描画で丸を付けさせる書式です。
　そもそもMicrosoft Wordで作ったものをどうするのでしょう。印刷して、それをまたデータベースに誰かが入力するのでしょうか。

　古い組織のアンケートなどがこのパターンであります。ブラウザで入力してそのままデータベースに流し込めば、集計業務は飛躍的に高まるのですが、手書き時代のやり方に囚われて、一向に効率化が進んでいません。

　紙に印刷することが最終目標とする考えを捨てないと、労働精算背は向上せず、経費削減になりません。

2023年11月20日月曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン05

アナログ思考を捨てましょう

　長く情報の情報の伝達を紙で行ってきた文化があるので、それを変えるのは並大抵ではありません。しかし、事務効率を上げて利益を出すには、思考を変える必要があります。

1.印刷しない思考が必要です。

　情報の共有をデジタル情報のまま行う運用に変える必要があります。

会計処理についていえば、PCの導入前は、紙の振替伝票に勘定科目のゴム印を押し、摘要欄や金額欄は手書きして、合計はそろばんや電卓で手計算していました。仕訳伝票を元帳に転記し、月次の試算表も手書き、手計算して作成していました。
PC導入後、手書きの振替伝票をPCに入力して、元帳や試算表はプリンタで印刷するようになりました。PCに入力出来る人が必要で、入力したものを印刷して照合する作業が必要でした。
機器が安くなり一人一台の時代が来ると、LAN対応の会計ソフトを導入して、手書きの振替伝票はなくなりました。各自が直接入力することで入力間違いはありませんが、振替伝票を印刷し、上席の人が内容の確認を行いました。
上席の人が画面で振替内容を確認するようになり、振替伝票や元帳、試算表などはファイルのまま保存し、印刷することはなくなりました。これで、入力から保存までペーパーレスで運用するようになりました。

　4の運用になったときには、1の時に比べ、労働生産性は倍以上となり、結果、経理担当者は半分に減り、人件費の削減となったはずです。

　Eメールの黎明期、かなりの人が印刷して内容を確認していました。今でも印刷しないと内容が確認出来ない人が多くいます。そのために、印刷前提で報告書やマニュアルが社内で作成され、PDFというアナログ思考のファイルで活用されています。

　デジタル情報からアナログ情報への変換に費用がかかります。プリンタでの出力費用だけでなく社外秘のものであれば、印刷部の処分費もかかってきます。

　デジタル情報はデジタルのまま画面で読むという習慣にしないといつまでもコスト削減が出来ません。そのためにも大きなモニターを使ってください。

2023年11月17日金曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン04

目的に応じたアプリケーションを使いましょう

　作業効率を上げるためには、目的に応じた道具が必要です。料理に例えれば、包丁があれば、大抵のことは出来ますが、皮むきをするには包丁よりも皮むき器を使ったほうが安全で楽に早く作業が完了します。

　PCでのデジタル情報処理も同様に、目的に応じた道具を使ったほうが、早く楽に正確に作業を行うことが出来ます。

　ファイル検索は、エクスプローラーにもその機能はありますが、Everythingという検索アプリを使ったほうが、何倍も早く必要なファイルが見つかります。

　ファイル名を一括変更する場合も、Flexible Renamer　というアプリを使えば複雑な名前への変更も一括で行えます。

　アプリにお金を掛けて早く済ませたほうが、人件費の削減になります。

2023年11月16日木曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン03

ファイルとフォルダ

　PCで扱うデジタル情報の最小単位はファイルです。そのファイルを保存している場所がフォルダです。紙で例えれば、複数の紙が綴じられたファイルと同等です。フォルダは、棚や引き出しとなります。ここで重要なのは、保存する理由です。将来使う予定があるから保存するわけです。そのために重要なのは、ファイル名です。ファイルを開いて確認しないと中身が分からないようでは必要なときに素早く取り出すことが出来ません。紙を綴るファイルには丁寧に背表紙などにタイトルを記しますが、デジタルのファイル名には無頓着な人がほとんどです。ファイル名をきちんとつけないと必要な時に取り出せません。

　ファイル名をきちんとつけて保存しておけば、必要な時にPCに検索させて素早く見つけることが出来ます。そのため、「ファイルを付けて保存」は丁寧に行う必要があります。また、人からもらったファイルも後に検索出来る名前に変更しておく必要があります。

　ファイル名の長さは、100文字ほどなら問題ないため、検索し易い名前のルールを社内や個人で決めておきましょう。また、日付の形式についても決めておけば検索が容易になります。日付の形式は、半角数字で"yyyymmdd"で表示するのが一般的です。こうしておけば、2023年2月のファイルを検索する場合、 202302 で検索することが出来ます。

　フォルダについては、ファイル名で検索するため、細かい分類分けは意味がありません。一括処理するファイルをまとめておくというようなフォルダ単位でのファイル管理をしやすくすることを目的に作成します。例えば、そのフォルダ内のファイル名を一括して変更するとか、そのフォルダ内のファイルを一括で印刷するといった使い方です。

　ファイルの基本知識として、ファイルには、サイズ、種類、更新日などがあります。ファイルを操作するアプリは、エクスプローラーです。

　ファイルの種類は千差万別ありますが、仕事で主に使うのは、文書や画像ファイルというデータファイルです。データファイルに対して、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなどのプログラムファイルがあります。データファイルはそれだけでは見ることも編集することも出来ません。そのデータファイルに対応するプログラムファイル（アプリ）が必要です。複数のアプリで開けるデータファイルもあれば、決まったアプリでしか開けないものもあります。

2023年11月15日水曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン02

使用機器について

　デジタル情報を使ってデータ処理の労働生産性を上げるなら、デスクトップPCを勧めます。ノートPCはお勧めしません。その理由は下記の通りです。

ノートPCは、画面が小さい。
ノートPCは、キーボードが選べません。

　作業する場所は広いほうが作業効率が上がります。そのため、デスクトップPCに27型モニターを最低で２台、出来れば３台使う環境が良いです。

　キーボードとマウスは、ワイヤレスの使い勝手の良いものを選んでください。ノートPCと違ってモニターと分離しているため、入力し易い場所に置くことが出来ます。また、ストロークが深いものも選べます。

　デスクトップPC本体のスペックは、用途によって異なりますが、性能が良いものに越したことはありません。高価なものは早いです。仕事で使うなら早いものほど労働生産性は上がります。

　予算としては、1セット15万円ほど見てください。これで人件費が削減出来るなら安いものです。加えて必要なアプリケーション費用が必要となります。

　IT関連にお金を掛けない会社が多いのは、使い方が下手で人件費を削減出来なかったからでしょう。道具を正しく使えば、人の何倍もの仕事をします。

　使用機器にお金を掛けると同時に、従業員のIT教育にもお金を掛けてください。人件費が削減出来て必ず利益を生みますから。

　昔、サポートしていた会社に久々に訪問すると新たなデスクトップPCを数台購入していました。その機種には、TVチューナーが内蔵されていました。業務には関係なく全く使うこと無い機能です。買う方も買う方なら売る方も売る方だなと呆れたことを思い出します。

2023年11月14日火曜日

ITリテラシーについて 02-01　レッスン01

ブラインドタッチの習得

　ITリテラシーは、デジタル思考とPCが使える技術が合わさったものです。

　PCを使う上での第一歩は、ブラインドタッチの習得です。

　PCの操作は、マウスとキーボードで行います。そのため、思い通りの指示を出すためには、正確に早く入力できるブラインドタッチを身に付ける必要があります。まったく出来ない人でも毎日15分、30日も続ければ大体打てるようになりますから、30 日の努力は必要です。ブラインドタッチが身に付けば、今後働く期間、ずっと楽な思いが出来ます。

　ブラインドタッチの基本は、ホームポジションとローマ字入力です。どのキーをどの指が打つか決まっているのでそれを指に覚えさせる反復練習となります。

　キーボードの F と J には突起があります。左手の人差し指を F に置き、右手の人差し指を J に置きます。他の指は、自然と別のキーの上に置くことになります。これがホームポジションです。

　人差し指は器用なので、1段に並んだキーの2つを担当します。ホームポジションの段では、F と G、J と H です。つまり1段で10本の指が合計12のキーを担当します。それがアルファベットでは3段ありますから、人差し指は、6個のキーを、他の指は３個のキーを担当します。
　この決められたキーを指に覚えさせるだけの練習です。意識して続ければ30日もすれば身に付きます。

　呼吸をするように文字入力が出来ないとITリテラシーの向上はなく、労働生産性は上がりません。まずは、10本指で入力出来るようになってください。

　今年の話ですが、ハローワークに求人登録に行きました。求人条件は、ハローワークインターネットサービスで入力済みです。窓口の担当者は、求人票を印刷してチェックし、修正箇所を指摘し、当方が了承すると修正入力を行いました。それが1本指でゆっくりゆっくり行っていました。ブラインドタッチを習熟していれば、この方の業務がどれだけ楽になっただろうと想像してしまいました。

2023年11月13日月曜日

ITリテラシーについて 01-04

アナログ思考の失敗

　ワープロは活字で印刷出来る道具として広まりました。紙の文化は簡単に捨てられません。PCについても印刷機として使うことを目的としたアナログ思考の人がほとんどでした。そのため、PCがデータ処理を目的とする道具と認識されず、可哀想なものとなりました。

　少し勤めたある組織では、毎年統計年鑑を発行していました。毎日の実験結果のデータをPCに入力して、表やグラフを作り、最終的に年鑑という印刷物を作ってきました。年鑑の完成後は、入力したデータはFDやMOに保存されましたが、ある時期破棄してしまいました。

　その後、過去の資料をデジタル化する必要があり、10年以上の年鑑の膨大なデータを人が目で見て手入力する作業となりました。

　デジタル情報からアナログ情報への変換には、印刷コストがかかります。
　アナログ情報からデジタル情報への変換には、人件費がかかります。

　企業が利益を出すためには、この変換作業を無くす情報の運用方法を採用しなければなりません。

　20年近く昔ですが、教育関係のIT補助をしてる時、小学校にシャープのスタディノートという子どもたちが情報発信・意見交換をしながら主体的・対話的で深い学びを支援するソフトウェアが導入されていました。

　子どもたちが、そのデジタルノートにテーマに沿った文字や絵を創作して、教室内外でノートを共有し、意見交換も出来るという優れたものでした。
　でも、先生がアナログ思考でしたので、デジタルで共有するという概念がなく、各自のノートを印刷して教室の壁に張り出していました。そうして画質が悪いとクレームを言います。
　伝送するためにデータを軽くするのは当然で、画面で見れば悪い画質ではありません。でも運用方法が逆方向なのでクレームになりました。

　せっかくの最先端の道具でも指導者の教育が置き去りされて失敗した例でしょう。

2023年11月10日金曜日

ITリテラシーについて 01-03

ITリテラシー教育の成功例

　銀行は機械によって人件費を大幅に減らしただろうと思います。

　1985年頃は当座の入出金を電話で教えてもらっていたわけですが、銀行専用のPCを購入させてオンラインバンキングを普及させ、人件費を減らしました。

　入出金や振込についても、紙に記入し、それを行員が入力して現金を数えていた時代から、今や利用者がATMをセルフサービスで使うように移行させて、人件費を減らしています。同時に、ほぼペーパーレスになったため、用紙代や印刷費の経費も削減出来たわけです。

　当初、ATMの操作説明に苦労されたと思いますが、その当時若かった利用者が高齢者になった今でも使えることを思うと、ITリテラシー教育の成功例と思います。

2023年11月9日木曜日

ITリテラシーについて 01-02

デジタル情報の正しい運用例

　PCに入力したデータの照合を、一旦プリントアウトして、入力元と入力したデータを人が目で照合する光景を今でもよく見ます。

　例えば、納品書を入力し、そのデータをプリントアウトして他の人が納品書と照合して入力間違いがないか確認するという作業です。照合は、PCが得意とする作業ですから、PCにさせることで作業効率が上がります。

　1985年頃に勤めていた会社は、30店舗から本部へ納品書が集められ本部で集中して処理していました。入力者を派遣で雇い、1日300枚前後の納品書を入力を２回入力します。1回目と2回目の照合はコンピュータが行い、間違いがあればエラーを表示して修正するという流れでした。
　「人が目で照合する」のと「同じものを２回入力する」作業時間を比較すればどちらが効率が良いか明白です。後者では、プリントする費用もかかりません。

　このように、運用方法を間違って、PCの導入前より効率が悪くなったと勘違いした会社がどれだけあったでしょう。そうして、IT機器やIT知識に投資しない悪循環が生まれました。

2023年11月8日水曜日

ITリテラシーについて 01-01

ITを理解していない例

　あるアパレルメーカーは、直営で3店舗のブティックも経営しており、顧客カードが1,000枚ほどありました。ブティックのお客様に年に数回セール情報をハガキで郵送するため、ワープロソフトを使いA4サイズのタックシールに入るよう宛名を入力して印刷していました。表機能も使っていなかったため、ひとつの宛名を削除すると形が崩れてしまう有様でした。

　さらに、3店舗で重複登録しているお客様にはそのまま複数送付していました。

　住所不明で返送されてきたハガキについては、タックシールの宛名を全て印刷し、その中から住所不明の宛先を目で探すという作業を従業員が集まってほぼ一日かかって行っていました。ゲームの「神経衰弱」のようなものです。

　PCを使っていてもデジタル情報の使い方を知らない極端な例ですが、今でも同じようなことを行っている会社はあると思います。ITを理解している社員が一人でもいれば、宛名印刷ソフトを使うことを提案するでしょう。データベースという概念があれば、重複データもPCが見つけてくれますし、住所不明のお客様も名前を入力すればPCが検索してくれます。宛名印刷もレイアウトを考えること無くPCが行ってくれます。タックシールではなく、直接ハガキに宛名印刷することも容易です。

　PCを目的に応じた正しい使い方をすれば、労働生産性が何倍も向上します。

2023年11月7日火曜日

ITリテラシーについて 01

ITとは

　ITは、Information Technology の略称です。これは、コンピュータが発明され、情報を機械が処理出来るようになったことを意味します。

　デジタル情報は、従来のアナログ情報とどう違うのでしょう。

デジタル情報の本質は、コンピュータによる計算、検索、置換、照合等が可能なものです。
デジタル情報は、複製しても劣化しません。
そのため、情報の使い回しが可能です。
デジタル情報は、複製する時間がアナログ情報とは比較にならない早さです。
情報の共有やバックアップがアナログ情報と比べ物になりません。
デジタル情報は、場所を取りません。
膨大な情報も、いまや爪ほどのMicroSDメモリに保存出来てしまいます。
デジタル情報は、加工が容易です。
紙はハサミと糊を使って切り貼りしますが、デジタル情報はアプリで行います。
デジタル情報は、入力する大きさの制限がほぼありません。
紙の情報は、A4、A3等制限がありますが、デジタル情報は制限がありません。
デジタルマップは、地球上の全ての場所が一つに繋がっています。
デジタル情報は、自分が見やすいサイズに変更できます。
紙の情報は、文字サイズや画像の大きさを変更出来ませんが、デジタルなら見やすい大きさに変更出来ます。
デジタル情報は、早く多く安く世界中に飛ばすことが出来ます。
アナログな情報はFAXや郵送で送ります。

　アナログ情報からデジタル情報に変換する作業、またはその逆の変換作業に労力と費用がかかります。アナログデータを手入力したり、スキャナーで読み取る作業、デジタル情報タを紙に印刷する作業等です。

　そのため、労働生産性を上げるためには、入力から出力までデジタル情報のみを取り扱い、アナログ情報を使わない必要があります。一言で言えば、徹頭徹尾ペーパーレス。

　日本の場合、先にワープロが流行りました。そうして、パソコンを使うようになってもワープロとして使う方がほとんどでしたし、今も大勢います。ワープロとパソコンでは、道具としての役割が異なります。ワープロは、活字印刷機であり紙に印刷することが目的の機器です。パソコンは、情報処理機です。デジタル思考を身に着けて、パソコンを情報処理機として活用出来ないと労働生産性は上がりません。

2023年11月6日月曜日

ITリテラシーについて

序文

　45年と長くデジタルデータに関わってきた者として、ITリテラシーについての考えを残します。ITリテラシーも範囲が広いので、会社にとって利益を生む内容を主に記す予定です。

　従業員のITリテラシーが向上すれば、事務作業の労働生産性が上がり、人件費が削減出来て結果、利益を生みます。

　日本人のITリテラシーが低い原因は、使えない人に忖度し過ぎたと私は思います。使えない人のためにと甘えさせて一向に進歩しませんでした。Windows95の発売で国内が湧いていたときに一気にデジタル化に進むべきでした。そうすればその時40歳だった人は、70歳の今も使えているでしょう。しかし、停滞したままなので、40歳だった人は70歳になってしまい習得がさらに厳しくなりました。そうして今もなお、使えない人に忖度しています。

　何のためにPCを導入したのか分かっていない企業も多いです。そのため、ハードウェアとソフトウェアを社員に提供し、あとは個々の社員任せでした。それで社員もわからないまま使ってきました。

　企業が、PCという道具を使い、事務作業の労働生産性を上げて、人件費を削減して利益を上げるという強い思いがあれば、もっとPCを活用する手段を講じたでしょう。しかしながら、多くの経営者がPCやITのメリットを理解していませんでした。現場では、PCやITで仕事が奪われることを防ごうとした従業員も多かったと思います。

　上記を踏まえて、日々の事務作業を楽に早く正確に行いたい社会人や、会社にとって利益を生む使い方を知りたい経営者の方向けにITリテラシーについて日々綴る予定です。