ITリテラシーについて 02-01 レッスン06

 アナログ思考を捨てましょう

　紙に出力するのは、達成感と安心感があります。1000年以上も前から紙に記されてきた情報を扱ってきたわけですから容易に無くすことは無理でしょう。しかし、事務効率を上げて利益を出すには、思考を変える必要があります。ITとは、情報をデジタルで扱うことです。

2.今まで使ってきた印刷書式は捨てましょう。

　官公庁の電子申請を使っていると、アナログ時代の印刷書式に拘っています。そのため、フォームへの入力効率がすこぶる悪く、労働生産性の向上になっていません。電子申請より手書きの方がよほど早いと思う場面が何度もあります。

　デジタル情報は、入力書式と出力書式を自由に変えられます。良い例が、Web申込みの自動車保険です。対話型で項目ごとに入力し、誤りがあれば次に進めません。ページの概念がありませんから、大きな文字で見やすく、入力フォームが大きく入力しやすく作られています。最後まで入力すれば、見やすい形で一覧として表示されて確認出来ます。契約証書も約款も画面上で確認する形で印刷する必要もありません。

　手書きで使ってきた書式に拘るとデジタル化は進みません。今でもよく目にするのが、Microsoft Wordの雛形に入力して提出するというものです。選択肢には、丸を付けるかたちになっています。Microsoft Wordで入力するなら、チェックボックスにすれば楽なのに、図形描画で丸を付けさせる書式です。
　そもそもMicrosoft Wordで作ったものをどうするのでしょう。印刷して、それをまたデータベースに誰かが入力するのでしょうか。

　古い組織のアンケートなどがこのパターンであります。ブラウザで入力してそのままデータベースに流し込めば、集計業務は飛躍的に高まるのですが、手書き時代のやり方に囚われて、一向に効率化が進んでいません。

　紙に印刷することが最終目標とする考えを捨てないと、労働精算背は向上せず、経費削減になりません。