ITリテラシーについて 02-01 レッスン05

 アナログ思考を捨てましょう

　長く情報の情報の伝達を紙で行ってきた文化があるので、それを変えるのは並大抵ではありません。しかし、事務効率を上げて利益を出すには、思考を変える必要があります。

1.印刷しない思考が必要です。

　情報の共有をデジタル情報のまま行う運用に変える必要があります。

1. 会計処理についていえば、PCの導入前は、紙の振替伝票に勘定科目のゴム印を押し、摘要欄や金額欄は手書きして、合計はそろばんや電卓で手計算していました。仕訳伝票を元帳に転記し、月次の試算表も手書き、手計算して作成していました。
2. PC導入後、手書きの振替伝票をPCに入力して、元帳や試算表はプリンタで印刷するようになりました。PCに入力出来る人が必要で、入力したものを印刷して照合する作業が必要でした。
3. 機器が安くなり一人一台の時代が来ると、LAN対応の会計ソフトを導入して、手書きの振替伝票はなくなりました。各自が直接入力することで入力間違いはありませんが、振替伝票を印刷し、上席の人が内容の確認を行いました。
   
4. 上席の人が画面で振替内容を確認するようになり、振替伝票や元帳、試算表などはファイルのまま保存し、印刷することはなくなりました。これで、入力から保存までペーパーレスで運用するようになりました。

　4の運用になったときには、1の時に比べ、労働生産性は倍以上となり、結果、経理担当者は半分に減り、人件費の削減となったはずです。

　Eメールの黎明期、かなりの人が印刷して内容を確認していました。今でも印刷しないと内容が確認出来ない人が多くいます。そのために、印刷前提で報告書やマニュアルが社内で作成され、PDFというアナログ思考のファイルで活用されています。

　デジタル情報からアナログ情報への変換に費用がかかります。プリンタでの出力費用だけでなく社外秘のものであれば、印刷部の処分費もかかってきます。

　デジタル情報はデジタルのまま画面で読むという習慣にしないといつまでもコスト削減が出来ません。そのためにも大きなモニターを使ってください。