ITリテラシーについて 03-02

 ITリテラシーの基本知識

　アナログ情報からデジタル情報、デジタル情報からアナログ情報への変換に時間と費用と労力がかかります。そのため、極力この変換をしない意識を持ちましょう。

デジタル化した情報は使い回す

　一旦入力した情報は何度も入力しない運用方法に変えましょう。たとえば、顧客情報を入力したらその情報は使いまわします。手書きの時代は、納品書、請求書等顧客への情報物は毎回手書きしていましたが、デジタル時代は、一旦入力した社名、住所等は、使いまわして重複入力作業を失くしましょう。

　使い回しの方法のひとつは、顧客マスターというデータベースを作成して、必要なときにそのデータベースから参照する方法です。この場合、大なり小なりシステムの構築が必要となります。
　2つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をエキスポートして、必要なアプリにインポートするという方法です。手作業になりますが、入力に比べ労働生産性は高くなります。
　3つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をコピー＆ペーストする方法です。一度に多くの情報もコピー＆ペースト出来るため、入力に比べ早いです。

　使い回すことのメリットは、早いだけでなくデータが正確で作業も楽になります。

　業務上様々なサイトでパスワードが要求されます。ブラウザが記憶出来るサイトもありますが、金融系などで不能なサイトも多くあります。テキストファイルでパスワードの一覧表を作成しておけば、コピー＆ペーストで複雑なパスワードの入力作業も楽に早く正確に行えます。ただ、そのテキストファイルは限られた人しか開けない仕掛けが必要になります。それはパスワードの一覧表を見ながら手入力する場合も同様です。