ITリテラシーについて 03-02

 ITリテラシーの基本知識

　アナログ情報からデジタル情報、デジタル情報からアナログ情報への変換に時間と費用と労力がかかります。そのため、極力この変換をしない意識を持ちましょう。

デジタル化した情報は使い回す

　一旦入力した情報は何度も入力しない運用方法に変えましょう。たとえば、顧客情報を入力したらその情報は使いまわします。手書きの時代は、納品書、請求書等顧客への情報物は毎回手書きしていましたが、デジタル時代は、一旦入力した社名、住所等は、使いまわして重複入力作業を失くしましょう。

　使い回しの方法のひとつは、顧客マスターというデータベースを作成して、必要なときにそのデータベースから参照する方法です。この場合、大なり小なりシステムの構築が必要となります。
　2つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をエキスポートして、必要なアプリにインポートするという方法です。手作業になりますが、入力に比べ労働生産性は高くなります。
　3つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をコピー＆ペーストする方法です。一度に多くの情報もコピー＆ペースト出来るため、入力に比べ早いです。

　使い回すことのメリットは、早いだけでなくデータが正確で作業も楽になります。

　業務上様々なサイトでパスワードが要求されます。ブラウザが記憶出来るサイトもありますが、金融系などで不能なサイトも多くあります。テキストファイルでパスワードの一覧表を作成しておけば、コピー＆ペーストで複雑なパスワードの入力作業も楽に早く正確に行えます。ただ、そのテキストファイルは限られた人しか開けない仕掛けが必要になります。それはパスワードの一覧表を見ながら手入力する場合も同様です。

　

ITリテラシーについて 03-01

 ITリテラシーの基本知識

• ハードウェア
• ソフトウエア
• ユースウェア
  
  

ハードウェア

　デジタル情報を扱う機器のこと。コンピュータ、モニター、記憶装置など。コンピュータ本体の値段の違いは処理速度です。処理能力の高い機器を使えば待ち時間が少なくて事務効率が上がります。

ソフトウェア

　目的に応じてデジタル情報を処理するアプリのこと。２つに区別されます。

　ひとつは、会計ソフト、給与計算ソフトなど、覚える操作は少なく結果が出せるアプリ。電車のようなもので、切符を買って正しい行き先の電車に乗れば目的地に連れて行ってくれます。ただ、駅から目的地まで遠い場合はひと工夫必要です。

　もうひとつは、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなど、ゼロから作成して結果を出すアプリ。自動車のようなもので、運転技術も必要だし、目的地までのルートも探す必要もありますが、目的地まで行くことが出来ます。

　労働生産性を上げるには目的に応じたソフトウェアを選ぶ必要があります。

ユースウェア

　ハードウェアとソフトウェアを使いこなす能力。人の努力によって身に付きます。このユースウェアに投資しないといくら良いハードウェアとソフトウェアがあっても、猫に小判となり、労働生産性も上がりません。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン09

 アナログ思考を捨てましょう

　紙の情報は安心感があります。1000年以上前の情報を現在でも見られるわけですから。ただ、内容を読み取れるかどうかは別問題として。

　デジタルの情報は、再現性に不安があります。Windows以前のOSで動いていたコンピュータのデータはほとんど再現出来ないでしょう。Windows以降でもたくさんのソフトウェアが開発され消えていきました。消えたソフトウェアのデータを今見ることは困難でしょう。

　現在活用されているデジタルデータも30年後や50年後に再現出来るかどうか保証はありません。業務で使っている場合は、将来再現出来ないといろいろ支障が出ることもあるでしょう。だから、紙に印刷しての保存は有効です。

　ただ、デジタルデータもシンプルな形式で保存しておけば再現する可能性は高くなります。

• 文章なら、テキストファイル、HTMLファイル
• 数値なら、csvファイル
• 画像なら、jpgファイル

　といったふうに。

　これらのファイル形式なら将来も開けるソフトウェアがたくさんあります。

　ひとつのソフトウェアが独自の保存形式のファイルで保存した場合、再現性は低くなりますので、並行して上記ファイルでも保存しておけば、将来も再現出来る可能性が高くなります。

　PCの出始めは高価で庶民は購入出来ませんでした。PCに比べると安いワープロ専用機が売れました。ワープロ専用機で作成した文章は元々印刷する目的でしたが、時代がPCになるとワープロのデータをPCに移行する需要が生まれました。ワープロ専用機のデータ形式はそれぞれ独自のものでしたので、機種に依っては変換出来ないものもあり、データはデジタルなのに次に活かせないというストレスが生じたことを覚えています。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン08

アナログ思考を捨てましょう

　紙を意識するとページに縛られます。文書を作成するとき、A4用紙などを意識してしまいます。用紙の大きさを固定すると情報量に関係がないため無駄な余白が生じます。また、書ききれない項目が生じます。

HTML文書

　私は、デジタル社会になって、文章はHTML文書に移行すると想像していましたが、未だに紙の概念での文章がほとんどです。
　HTML文書とは、HyperText Markup Languageの略で、Webブラウザで表示するためのテキストファイルです。HTML文書は画像や動画をリンクすることが出来ます。
　作成するには、ホームページビルダーやHTMLエディタのBlueGriffonやKompoZerなどを使います。

　例えば、業務日誌の場合、入力はPCでも印刷して紙で保存してしまうと情報が生かされません。紙に印刷してしまうと検索も出来ないし、保存場所も必要です。また、大きさが制限されているとその枠内に入力しなければならない意識が生まれて情報が少なくなります。
　業務日誌をHTML文書で作成すれば、画像や動画も挿入できますし、1ヶ月毎のHTML文書と画像や動画をひとつのフォルダに保存して印刷しなければ、物理的な保存場所が不要ですし、何より検索が可能です。

• A社さんへ前回訪問した日時を調べるとか、訪問内容が具体的にどうだったとかをキーワードで素早く検索出来ます。
• 内容も画像や動画があれば本人はより鮮明に思い出せるでしょうし、他の人が見ても分かりやすくなります。
• テキストファイルですから、検索アプリのgrepを使った複数ファイルを一括で複雑な検索条件で検索することも出来ます。
• 同じような内容を入力する場合、過去の内容をコピー＆ペーストすることで作成効率も上がります。
• そのフォルダにアクセス権を指定しておけば限られた人しか開けません。

　結局、ITで労働生産性をあげようとすると、新しい道具と新しい運用方法に移行しなければならないわけです。それはトップダウンで強制的に行うしか実現出来ません。

　

ITリテラシーについて 02-01 レッスン07

 アナログ思考を捨てましょう

　アルビン・トフラーは第三の波と呼び、情報革命と言いました。

3.目で探さない

　デジタル情報の利点のひとつが、機械が検索出来ることです。その利点を生かさず、アナログ情報と同様、目で探す人の多いこと。紙の上の情報は、人が目で探すしかありませんが、デジタル情報は機械に探させてください。

　メジャーなアプリでは、キーボードの ［Ctrl + F ］キーで検索窓が開きます。そこに検索ワードを入力すれば一瞬でそのワードにたどり着けます。

　過去に保存したファイルを探す場合も、何百ページもあるWord文書を探す場合も、Excelで数値を見つける場合も、PCに検索させるほうが正確で早く楽で、労働生産性も上がります。

　余談ですが、PDF文書が2種類あるのはご存知でしょうか。各アプリからPDFにエクスポートされたものと、紙の文書をスキャンしたものです。
　前者のPDFは、 ［Ctrl + F ］キーで検索可能ですが、後者は画像ですので検索不可です。

　機械に探させるためには、ブラインドタッチが出来る環境と能力が必要なので、その環境と能力を手に入れてください。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン06

 アナログ思考を捨てましょう

　紙に出力するのは、達成感と安心感があります。1000年以上も前から紙に記されてきた情報を扱ってきたわけですから容易に無くすことは無理でしょう。しかし、事務効率を上げて利益を出すには、思考を変える必要があります。ITとは、情報をデジタルで扱うことです。

2.今まで使ってきた印刷書式は捨てましょう。

　官公庁の電子申請を使っていると、アナログ時代の印刷書式に拘っています。そのため、フォームへの入力効率がすこぶる悪く、労働生産性の向上になっていません。電子申請より手書きの方がよほど早いと思う場面が何度もあります。

　デジタル情報は、入力書式と出力書式を自由に変えられます。良い例が、Web申込みの自動車保険です。対話型で項目ごとに入力し、誤りがあれば次に進めません。ページの概念がありませんから、大きな文字で見やすく、入力フォームが大きく入力しやすく作られています。最後まで入力すれば、見やすい形で一覧として表示されて確認出来ます。契約証書も約款も画面上で確認する形で印刷する必要もありません。

　手書きで使ってきた書式に拘るとデジタル化は進みません。今でもよく目にするのが、Microsoft Wordの雛形に入力して提出するというものです。選択肢には、丸を付けるかたちになっています。Microsoft Wordで入力するなら、チェックボックスにすれば楽なのに、図形描画で丸を付けさせる書式です。
　そもそもMicrosoft Wordで作ったものをどうするのでしょう。印刷して、それをまたデータベースに誰かが入力するのでしょうか。

　古い組織のアンケートなどがこのパターンであります。ブラウザで入力してそのままデータベースに流し込めば、集計業務は飛躍的に高まるのですが、手書き時代のやり方に囚われて、一向に効率化が進んでいません。

　紙に印刷することが最終目標とする考えを捨てないと、労働精算背は向上せず、経費削減になりません。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン05

 アナログ思考を捨てましょう

　長く情報の情報の伝達を紙で行ってきた文化があるので、それを変えるのは並大抵ではありません。しかし、事務効率を上げて利益を出すには、思考を変える必要があります。

1.印刷しない思考が必要です。

　情報の共有をデジタル情報のまま行う運用に変える必要があります。

1. 会計処理についていえば、PCの導入前は、紙の振替伝票に勘定科目のゴム印を押し、摘要欄や金額欄は手書きして、合計はそろばんや電卓で手計算していました。仕訳伝票を元帳に転記し、月次の試算表も手書き、手計算して作成していました。
2. PC導入後、手書きの振替伝票をPCに入力して、元帳や試算表はプリンタで印刷するようになりました。PCに入力出来る人が必要で、入力したものを印刷して照合する作業が必要でした。
3. 機器が安くなり一人一台の時代が来ると、LAN対応の会計ソフトを導入して、手書きの振替伝票はなくなりました。各自が直接入力することで入力間違いはありませんが、振替伝票を印刷し、上席の人が内容の確認を行いました。
   
4. 上席の人が画面で振替内容を確認するようになり、振替伝票や元帳、試算表などはファイルのまま保存し、印刷することはなくなりました。これで、入力から保存までペーパーレスで運用するようになりました。

　4の運用になったときには、1の時に比べ、労働生産性は倍以上となり、結果、経理担当者は半分に減り、人件費の削減となったはずです。

　Eメールの黎明期、かなりの人が印刷して内容を確認していました。今でも印刷しないと内容が確認出来ない人が多くいます。そのために、印刷前提で報告書やマニュアルが社内で作成され、PDFというアナログ思考のファイルで活用されています。

　デジタル情報からアナログ情報への変換に費用がかかります。プリンタでの出力費用だけでなく社外秘のものであれば、印刷部の処分費もかかってきます。

　デジタル情報はデジタルのまま画面で読むという習慣にしないといつまでもコスト削減が出来ません。そのためにも大きなモニターを使ってください。