ITリテラシーについて 02-01 レッスン04

 目的に応じたアプリケーションを使いましょう

　作業効率を上げるためには、目的に応じた道具が必要です。料理に例えれば、包丁があれば、大抵のことは出来ますが、皮むきをするには包丁よりも皮むき器を使ったほうが安全で楽に早く作業が完了します。

　PCでのデジタル情報処理も同様に、目的に応じた道具を使ったほうが、早く楽に正確に作業を行うことが出来ます。

　ファイル検索は、エクスプローラーにもその機能はありますが、Everythingという検索アプリを使ったほうが、何倍も早く必要なファイルが見つかりま す。

　ファイル名を一括変更する場合も、Flexible Renamer　というアプリを使えば複雑な名前への変更も一括で行えます。

　アプリにお金を掛けて早く済ませたほうが、人件費の削減になります。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン03

 ファイルとフォルダ

　PCで扱うデジタル情報の最小単位はファイルです。そのファイルを保存している場所がフォルダです。紙で例えれば、複数の紙が綴じられたファイルと同等です。フォルダは、棚や引き出しとなります。ここで重要なのは、保存する理由です。将来使う予定があるから保存するわけです。そのために重要なのは、ファイル名です。ファイルを開いて確認しないと中身が分からないようでは必要なときに素早く取り出すことが出来ません。紙を綴るファイルには丁寧に背表紙などにタイトルを記しますが、デ ジタルのファイル名には無頓着な人がほとんどです。ファイル名をきちんとつけないと必要な時に取り出せません。

　ファイル名をきちんとつけて保存しておけば、必要な時にPCに検索させて素早く見つけることが出来ます。そのため、「ファイルを付けて保存」は丁寧に行う必要があります。また、人からもらったファイルも後に検索出来る名前に変更しておく必要があります。

　ファイル名の長さは、100文字ほどなら問題ないため、検索し易い名前のルールを社内や個人で決めておきましょう。また、日付の形式についても決めておけば検索が容易になります。日付の形式は、半角数字で"yyyymmdd"で表示するのが一般的です。こうしておけば、2023年2月のファイルを検索する場合、 202302 で検索することが出来ます。

　フォルダについては、ファイル名で検索するため、細かい分類分けは意味がありません。一括処理するファイルをまとめておくというようなフォルダ単位でのファイル管理をしやすくすることを目的に作成します。例えば、そのフォルダ内のファイル名を一括して変更するとか、そのフォルダ内のファイルを一括で印刷するといった使い方です。

　ファイルの基本知識として、ファイルには、サイズ、種類、更新日などがあります。ファイルを操作するアプリは、エクスプローラーです。

　ファイルの種類は千差万別ありますが、仕事で主に使うのは、文書や画像ファイルというデータファイルです。データファイルに対して、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなどのプログラムファイルがあります。データファイルはそれだけでは見ることも編集することも出来ません。そのデータファイルに対応するプログラムファイル（アプリ）が必要です。複数のアプリで開けるデータファイルもあれば、決まったアプリでしか開けないものもあります。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン02

 使用機器について

　デジタル情報を使ってデータ処理の労働生産性を上げるなら、デスクトップPCを勧めます。ノートPCはお勧めしません。その理由は下記の通りです。

1. ノートPCは、画面が小さい。
2. ノートPCは、キーボードが選べません。

　作業する場所は広いほうが作業効率が上がります。そのため、デスクトップPCに27型モニターを最低で２台、出来れば３台使う環境が良いです。

　キーボードとマウスは、ワイヤレスの使い勝手の良いものを選んでください。ノートPCと違ってモニターと分離しているため、入力し易い場所に置くことが出来ます。また、ストロークが深いものも選べます。

　デスクトップPC本体のスペックは、用途によって異なりますが、性能が良いものに越したことはありません。高価なものは早いです。仕事で使うなら早いものほど労働生産性は上がります。

　予算としては、1セット15万円ほど見てください。これで人件費が削減出来るなら安いものです。加えて必要なアプリケーション費用が必要となります。

　IT関連にお金を掛けない会社が多いのは、使い方が下手で人件費を削減出来なかったからでしょう。道具を正しく使えば、人の何倍もの仕事をします。

　使用機器にお金を掛けると同時に、従業員のIT教育にもお金を掛けてください。人件費が削減出来て必ず利益を生みますから。

　昔、サポートしていた会社に久々に訪問すると新たなデスクトップPCを数台購入していました。その機種には、TVチューナーが内蔵されていました。業務には関係なく全く使うこと無い機能です。買う方も買う方なら売る方も売る方だなと呆れたことを思い出します。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン01

 ブラインドタッチの習得

　ITリテラシーは、デジタル思考とPCが使える技術が合わさったものです。

　PCを使う上での第一歩は、ブラインドタッチの習得です。

　PCの操作は、マウスとキーボードで行います。そのため、思い通りの指示を出すためには、 正確に早く入力できるブラインドタッチを身に付ける必要があります。まったく出来ない人でも毎日15分、30日も続ければ大体打てるようになりますから、30 日の努力は必要です。ブラインドタッチが身に付けば、今後働く期間、ずっと楽な思いが出来ます。

　ブラインドタッチの基本は、ホームポジションとローマ字入力です。どのキーをどの指が打つか決まっているのでそれを指に覚えさせる反復練習となります。

　キーボードの F と J には突起があります。左手の人差し指を F に置き、右手の人差し指を J に置きます。他の指は、自然と別のキーの上に置くことになります。これがホームポジションです。

　人差し指は器用なので、1段に並んだキーの2つを担当します。ホームポジションの段では、F と G、J と H です。つまり1段で10本の指が合計12のキーを担当します。それがアルファベットでは3段ありますから、人差し指は、6個のキーを、他の指は３個のキーを担当します。
　この決められたキーを指に覚えさせるだけの練習です。意識して続ければ30日もすれば身に付きます。

　呼吸をするように文字入力が出来ないとITリテラシーの向上はなく、労働生産性は上がりません。まずは、10本指で入力出来るようになってください。

　今年の話ですが、ハローワークに求人登録に行きました。求人条件は、ハローワークインターネットサービスで入力済みです。窓口の担当者は、求人票を印刷してチェックし、修正箇所を指摘し、当方が了承すると修正入力を行いました。それが1本指でゆっくりゆっくり行っていました。ブラインドタッチを習熟していれば、この方の業務がどれだけ楽になっただろうと想像してしまいました。

ITリテラシーについて 01-04

 アナログ思考の失敗

　ワープロは活字で印刷出来る道具として広まりました。紙の文化は簡単に捨てられません。PCについても印刷機として使うことを目的としたアナログ思考の人がほとんどでした。そのため、PCがデータ処理を目的とする道具と認識されず、可哀想なものとなりました。

　少し勤めたある組織では、毎年統計年鑑を発行していました。毎日の実験結果のデータをPCに入力して、表やグラフを作り、最終的に年鑑という印刷物を作ってきました。年鑑の完成後は、入力したデータはFDやMOに保存されましたが、ある時期破棄してしまいました。

　その後、過去の資料をデジタル化する必要があり、10年以上の年鑑の膨大なデータを人が目で見て手入力する作業となりました。

　デジタル情報からアナログ情報への変換には、印刷コストがかかります。
　アナログ情報からデジタル情報への変換には、人件費がかかります。

　企業が利益を出すためには、この変換作業を無くす情報の運用方法を採用しなければなりません。

　20年近く昔ですが、教育関係のIT補助をしてる時、小学校にシャープのスタディノートという子どもたちが情報発信・意見交換をしながら主体的・対話的で深い学びを支援するソフトウェアが導入されていました。

　子どもたちが、そのデジタルノートにテーマに沿った文字や絵を創作して、教室内外でノートを共有し、意見交換も出来るという優れたものでした。
　でも、先生がアナログ思考でしたので、デジタルで共有するという概念がなく、各自のノートを印刷して教室の壁に張り出していました。そうして画質が悪いとクレームを言います。
　伝送するためにデータを軽くするのは当然で、画面で見れば悪い画質ではありません。でも運用方法が逆方向なのでクレームになりました。

　せっかくの最先端の道具でも指導者の教育が置き去りされて失敗した例でしょう。

ITリテラシーについて 01-03

ITリテラシー教育の成功例

　銀行は機械によって人件費を大幅に減らしただろうと思います。

　1985年頃は当座の入出金を電話で教えてもらっていたわけですが、銀行専用のPCを購入させてオンラインバンキングを普及させ、人件費を減らしました。

　入出金や振込についても、紙に記入し、それを行員が入力して現金を数えていた時代から、今や利用者がATMをセルフサービスで使うように移行させて、人件費を減らしています。同時に、ほぼペーパーレスになったため、用紙代や印刷費の経費も削減出来たわけです。

　当初、ATMの操作説明に苦労されたと思いますが、その当時若かった利用者が高齢者になった今でも使えることを思うと、ITリテラシー教育の成功例と思います。

ITリテラシーについて 01-02

 デジタル情報の正しい運用例

　PCに入力したデータの照合を、一旦プリントアウトして、入力元と入力したデータを人が目で照合する光景を今でもよく見ます。

　例えば、納品書を入力し、そのデータをプリントアウトして他の人が納品書と照合して入力間違いがないか確認するという作業です。照合は、PCが得意とする作業ですから、PCにさせることで作業効率が上がります。

　1985年頃に勤めていた会社は、30店舗から本部へ納品書が集められ本部で集中して処理していました。入力者を派遣で雇い、1日300枚前後の納品書を入力を２回入力します。1回目と2回目の照合はコンピュータが行い、間違いがあればエラーを表示して修正するという流れでした。
　「人が目で照合する」のと「同じものを２回入力する」作業時間を比較すればどちらが効率が良いか明白です。後者では、プリントする費用もかかりません。

　このように、運用方法を間違って、PCの導入前より効率が悪くなったと勘違いした会社がどれだけあったでしょう。そうして、IT機器やIT知識に投資しない悪循環が生まれました。