ITリテラシーについて 02-01 レッスン03

 ファイルとフォルダ

　PCで扱うデジタル情報の最小単位はファイルです。そのファイルを保存している場所がフォルダです。紙で例えれば、複数の紙が綴じられたファイルと同等です。フォルダは、棚や引き出しとなります。ここで重要なのは、保存する理由です。将来使う予定があるから保存するわけです。そのために重要なのは、ファイル名です。ファイルを開いて確認しないと中身が分からないようでは必要なときに素早く取り出すことが出来ません。紙を綴るファイルには丁寧に背表紙などにタイトルを記しますが、デ ジタルのファイル名には無頓着な人がほとんどです。ファイル名をきちんとつけないと必要な時に取り出せません。

　ファイル名をきちんとつけて保存しておけば、必要な時にPCに検索させて素早く見つけることが出来ます。そのため、「ファイルを付けて保存」は丁寧に行う必要があります。また、人からもらったファイルも後に検索出来る名前に変更しておく必要があります。

　ファイル名の長さは、100文字ほどなら問題ないため、検索し易い名前のルールを社内や個人で決めておきましょう。また、日付の形式についても決めておけば検索が容易になります。日付の形式は、半角数字で"yyyymmdd"で表示するのが一般的です。こうしておけば、2023年2月のファイルを検索する場合、 202302 で検索することが出来ます。

　フォルダについては、ファイル名で検索するため、細かい分類分けは意味がありません。一括処理するファイルをまとめておくというようなフォルダ単位でのファイル管理をしやすくすることを目的に作成します。例えば、そのフォルダ内のファイル名を一括して変更するとか、そのフォルダ内のファイルを一括で印刷するといった使い方です。

　ファイルの基本知識として、ファイルには、サイズ、種類、更新日などがあります。ファイルを操作するアプリは、エクスプローラーです。

　ファイルの種類は千差万別ありますが、仕事で主に使うのは、文書や画像ファイルというデータファイルです。データファイルに対して、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなどのプログラムファイルがあります。データファイルはそれだけでは見ることも編集することも出来ません。そのデータファイルに対応するプログラムファイル（アプリ）が必要です。複数のアプリで開けるデータファイルもあれば、決まったアプリでしか開けないものもあります。