ITリテラシーについて 03-06

ITリテラシーの基本知識

アプリケーションソフトについて

　目的に応じてアプリケーションソフトを選びますが、その選択は難しい。業務用のものなど一度入れれば買い直しが難しいですが、良い悪いは実際使ってみないと分かりません。

　個人ユーザー向けのアプリケーションであれば、相性が悪ければ別のものを使う選択はまだ容易です。

　アプリは、作成者のルールで動きますので、作成者と相性が悪ければ、使いにくいわけです。作成者がどういった世界観でそのアプリを作っているのか、デジタルよりの意識で作っているのかアナログよりの意識で作っているのか、他のアプリと共通の操作に準じているのかローカルなルールで作っているのかなどで相性が決まります。

　アプリには、電車型と車型の2種類があると思います。

　電車型は、業務用の会計アプリや、給与計算、購買・販売・在庫管理など、覚える操作が少なく、すぐに使えて結果が出せるアプリです。電車と同じように切符を買って乗る電車さえ正しければ目的地に連れて行ってくれる楽なアプリです。ただ、電車と同じで自由が効きません。自分の目的地と駅が離れている場合は別の手段も必要になります。

　車型は、ExcelやWordのようなアプリで、自分の目的に応じてイチから作らなければなりません。そのため、覚える操作が多く、使いこなすのに時間もかかります。しかし、自分の思うような結果が出せるアプリです。車で目的地に行くのと同じように、車の運転技術や目的地までのルート検索などを行う面倒さがあります。でもローカルな目的地でも行くことが出来ます。

　業務上の使い方は、会計ソフトで月次決算が終われば、必要なデータをcsv出力して、Excelでインポートし、社内の目的に合うよう加工するといった使い方をします。
　会計ソフトの出力形式を社内の目的にあった形式に変えて貰う方法が可能な場合もありますが、費用がかかります。

　Excelなどは、料理でいう包丁のようなもので様々な使い方が出来ます。そのため、個人なら家計簿を作ったりゴルフのスコア表を作ったりも出来ますが、業務の場合は、目的とする結果を早く正確に楽に出せるアプリを使うほうが労働生産性は上がります。料理で言えば目的に応じて包丁ではなく皮剥き器を使うとかです。

ITリテラシーについて 03-05

ITリテラシーの基本知識

　PCは道具で、指示するのはあなたです。PCは、融通がききませんが素直です。

　人に指示するときは、「アレを取ってくれ」で通じますが、PCには無理です。

　具体的に丁寧に指示をしないと思うような結果を出してくれません。

　基本は、選択して命令 です。

• このファイルを削除しなさい
• ここからここまでを赤色にしなさい
• このファイルをここにインポートしなさい

　意識して、選択してから命令するようにしてください。

ITリテラシーについて 03-04

 ITリテラシーの基本知識

　コンピュータとの付き合い方ですが、操作は焦らず落ち着いて行いましょう。

　ITリテラシーの低い人ほど、慌ててクリックしたり、エンターキーを叩きます。PCは処理するのに時間がかかる場合がありますので待ちましょう。

　PCはとても素直な道具です。人の指示通りに動きます。そのため、人が操作を間違うと間違った結果を出します。

　車の運転では、自分が右に行きたいと思えば、ハンドルを右に切ります。ライトを付けたいと思えば、ライトのスイッチを入れます。
　PCも同様です。目的に合わせて操作を行います。その操作は焦らず落ち着いて行いましょう。

　画面に突然ポップアップで何かが表示されることがあります。その場合は、落ち着いて内容を確認してから操作しましょう。闇雲にクリックしたり、エンターキーを叩くと失敗します。車で例えれば、闇雲にハンドル操作やアクセル操作をすると事故するのと同じです。

　また、クリックしてもすぐに反応しなければ、何度もクリックする人がいますが、これも事故の元です。PCが処理するまで待つ心の余裕を持ちましょう。

ITリテラシーについて 03-03

 ITリテラシーの基本知識

　デジタル情報では、参照という概念が必要です。参照するために、keyの概念も必要です。

　keyとは、例えば社員番号です。会社に入社すると社員番号が付与されます。社員番号は重複のない番号で、変更することは基本的に出来ません。
　その社員番号をKeyとして、システム上の出勤簿や給与計算、査定等様々な情報を繋ぐことが出来ます。
　姓が変わった場合や、住所変更等があっても、その社員を特定する社員番号が同じであれば同一人物としてシステムが処理出来ます。

　デジタル情報は、keyで管理されます。このことを覚えてください。

ITリテラシーについて 03-02

 ITリテラシーの基本知識

　アナログ情報からデジタル情報、デジタル情報からアナログ情報への変換に時間と費用と労力がかかります。そのため、極力この変換をしない意識を持ちましょう。

デジタル化した情報は使い回す

　一旦入力した情報は何度も入力しない運用方法に変えましょう。たとえば、顧客情報を入力したらその情報は使いまわします。手書きの時代は、納品書、請求書等顧客への情報物は毎回手書きしていましたが、デジタル時代は、一旦入力した社名、住所等は、使いまわして重複入力作業を失くしましょう。

　使い回しの方法のひとつは、顧客マスターというデータベースを作成して、必要なときにそのデータベースから参照する方法です。この場合、大なり小なりシステムの構築が必要となります。
　2つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をエキスポートして、必要なアプリにインポートするという方法です。手作業になりますが、入力に比べ労働生産性は高くなります。
　3つ目の方法は、顧客マスターから必要な情報をコピー＆ペーストする方法です。一度に多くの情報もコピー＆ペースト出来るため、入力に比べ早いです。

　使い回すことのメリットは、早いだけでなくデータが正確で作業も楽になります。

　業務上様々なサイトでパスワードが要求されます。ブラウザが記憶出来るサイトもありますが、金融系などで不能なサイトも多くあります。テキストファイルでパスワードの一覧表を作成しておけば、コピー＆ペーストで複雑なパスワードの入力作業も楽に早く正確に行えます。ただ、そのテキストファイルは限られた人しか開けない仕掛けが必要になります。それはパスワードの一覧表を見ながら手入力する場合も同様です。

　

ITリテラシーについて 03-01

 ITリテラシーの基本知識

• ハードウェア
• ソフトウエア
• ユースウェア
  
  

ハードウェア

　デジタル情報を扱う機器のこと。コンピュータ、モニター、記憶装置など。コンピュータ本体の値段の違いは処理速度です。処理能力の高い機器を使えば待ち時間が少なくて事務効率が上がります。

ソフトウェア

　目的に応じてデジタル情報を処理するアプリのこと。２つに区別されます。

　ひとつは、会計ソフト、給与計算ソフトなど、覚える操作は少なく結果が出せるアプリ。電車のようなもので、切符を買って正しい行き先の電車に乗れば目的地に連れて行ってくれます。ただ、駅から目的地まで遠い場合はひと工夫必要です。

　もうひとつは、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなど、ゼロから作成して結果を出すアプリ。自動車のようなもので、運転技術も必要だし、目的地までのルートも探す必要もありますが、目的地まで行くことが出来ます。

　労働生産性を上げるには目的に応じたソフトウェアを選ぶ必要があります。

ユースウェア

　ハードウェアとソフトウェアを使いこなす能力。人の努力によって身に付きます。このユースウェアに投資しないといくら良いハードウェアとソフトウェアがあっても、猫に小判となり、労働生産性も上がりません。

ITリテラシーについて 02-01 レッスン09

 アナログ思考を捨てましょう

　紙の情報は安心感があります。1000年以上前の情報を現在でも見られるわけですから。ただ、内容を読み取れるかどうかは別問題として。

　デジタルの情報は、再現性に不安があります。Windows以前のOSで動いていたコンピュータのデータはほとんど再現出来ないでしょう。Windows以降でもたくさんのソフトウェアが開発され消えていきました。消えたソフトウェアのデータを今見ることは困難でしょう。

　現在活用されているデジタルデータも30年後や50年後に再現出来るかどうか保証はありません。業務で使っている場合は、将来再現出来ないといろいろ支障が出ることもあるでしょう。だから、紙に印刷しての保存は有効です。

　ただ、デジタルデータもシンプルな形式で保存しておけば再現する可能性は高くなります。

• 文章なら、テキストファイル、HTMLファイル
• 数値なら、csvファイル
• 画像なら、jpgファイル

　といったふうに。

　これらのファイル形式なら将来も開けるソフトウェアがたくさんあります。

　ひとつのソフトウェアが独自の保存形式のファイルで保存した場合、再現性は低くなりますので、並行して上記ファイルでも保存しておけば、将来も再現出来る可能性が高くなります。

　PCの出始めは高価で庶民は購入出来ませんでした。PCに比べると安いワープロ専用機が売れました。ワープロ専用機で作成した文章は元々印刷する目的でしたが、時代がPCになるとワープロのデータをPCに移行する需要が生まれました。ワープロ専用機のデータ形式はそれぞれ独自のものでしたので、機種に依っては変換出来ないものもあり、データはデジタルなのに次に活かせないというストレスが生じたことを覚えています。